Informasjon til leverandører om levering av bilag


For å sikre god flyt av bilag, mindre jobb for deg og oss, og sikre rask og effektiv behandling av leverandørfakturaer, må leverandører informeres om rutiner. Dette bør gjøres snarest mulig etter ERATIO har overtatt regnskapsføringen for ditt selskap.


Under ligger forslag til tekst som kan sendes leverandører. Oppdater teksten med ditt firmanavn, organisasjonsnummer og dato.

Til våre leverandører,

Viktig informasjon vedrørende sending av fakturaer til oss


Firmanavn, org.no organisasjonsnummer endrer sine rutiner ved fakturamottak fra og med 01.01.2019. Dette for å sikre effektiv behandling og redusere postmengden.


Det er to måter å sende faktura til oss på:

  1. EHF Faktura. Selskapet er registrert i ELMA for mottak av elektroniske fakturaer i standardformatet EHF – Elektronisk handelsformat og vi ber om at dere formidler fakturaer til oss i dette formatet. Dette koster Firma kr 3 per faktura.
  2. E-postmottak av fakturaer. Dersom dere ikke har anledning til å sende oss fakturaer i EHF-formatet ber vi om alle fakturaer/kreditnotaer sendes som PDF til: NOorganisasjonsnummer@eratioocr.com. Dette koster Firma kr 8,- per faktura og har lengre prosesseringstid (1-3 virkedager).


Forutsetninger for bruk av e-postmottak:

  • Kun PDF format
  • E-post med link til faktura vil ikke bli behandlet
  • Én fil per bilag, og ett bilag per fil
    • Hver fil (vedlegg) til e-posten skal inneholde en (1) faktura pluss eventuelle spesifikasjoner til fakturaen, spesifikasjonen må ligge bak fakturaen i samme fil
    • Spesifikasjon i eget vedlegg vil bli behandlet som separat faktura og vil ikke bli slått sammen med fakturaen ved tolking
    • Vedlegg som inneholder flere fakturaer vil bli behandlet som ett (1) bilag
  • Ingen flere mottakere av e-post (unngå risiko for at e-post ikke behandles)
  • Vedleggets filnavn må ikke inneholde spesialtegn eller æøå
  • Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil
  • Maksimal størrelse på vedlegg er 15 MB
  • Annet innhold i e-post blir ikke prosessert eller lest (ikke skriv meldinger i e-posten)
  • Det er kun fakturaer/kreditnotaer med påkrevde vedlegg som skal sendes til fakturaadressen.
  • Ordrebekreftelser, rekvisisjoner, kontrakter, reklame, vareleveranser, betalingspåminnelser etc. skal sendes til Firmaets forretnings-/leverings-/e-postadresse.
    • Feilsendinger koster Firmaet ekstra og kan kreves refundert av leverandør
    • Postretur kr 10,- per sending - (innhold sendt til skanningssenteret som ikke er fakturarelatert)


For å sikre god fakturabehandling og rettidig betaling, er det viktig at dere følger våre nye retningslinjer.


SEE ENGLISH VERSION BELOW

Information to suppliers - how to submit invoices

To ensure continual processing of vouchers, reduce the work for you and us, and secure swift and efficient processing and payment of supplier invoices, your suppliers needs to be informed about routines for submitting invoices.


This should be done as soon as possible after ERATIO have assumed bookkeeping responsibility for your company.


Below you'll find suggested text you can send to your suppliers. Update the text with your company name and organisation number.


To our suppliers,

Important information about sending invoices to us


Company_name, org.no organisation_number changes routines related to receiving invoices starting 01.01.2018. This to ensure efficient processing and reduce mail.


There are two ways to send invoices to us:

  1. EHF invoice. The company is registered in ELMA (PEPPOL) to receive electronic invoices in the Norwegian standardformat EHF (Elektronisk HandelsFormat). We prefer to receive invoices in this format.
  2. PDF via email. If you are unable to send EHF, you may send invoices/credit notes to NOorganisation_number@eratioocr.com.


Requirements when sending PDF via email:

  • Only PDF format
  • Email with link to invoice will not be processed
  • One file per invoice, and one invoice per file
    • File (attachment) in the email shall hold one (1) invoice and supporting documents. Supporting documents must be included in the same file as the invoice.
    • Supporting document in separate attachment will be processed as separate invoice and will not be combined into invoice.
    • File that holds multiple invoices will be processed as one invoice
  • No other recipients of the email (avoid the risk of the email not being processed)
  • Filename of attachments cannot hold special / non-UK characters like æøå
  • It is not possible to combine multiple files into one .zip file
  • Maximum size per attachment is 15 MB
  • Only attachments are processed; Don't write messages in the email
  • Only invoices/credit notes to be sent to the invoice address
  • Order confirmations, agreements, ads/promotions, delivery notifications, payment reminders etc to be sent to the Company's business email address.
    • Wrongly sent emails incurs extra cost for the Company
    • Kr 10,- per email is charged for non-invoice/cr. note

It is important that invoices are sent as per above instructions to ensure proper invoice processing and timely payment.